Introduction

Quand quelqu’un me confie une lettre à écrire ou un dossier à régler, il me confie souvent des choses intimes: un deuil, une rupture, un secret, une situation difficile, des papiers personnels. Cette politique explique comment je recueille, utilise, protège et supprime les renseignements personnels qui me sont transmis, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1), souvent appelée Loi 25.

Quand tu me demandes un service, je te demande ton accord par une case à cocher dans le bon de commande, après t’avoir remis cette politique. Si tu me transmets des renseignements sensibles ou des renseignements au sujet d’une autre personne (ton destinataire, un proche), je les utilise seulement pour réaliser ta commande.

Responsable de la protection des renseignements personnels

Dominique Lafontaine agit comme responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP) de Des Lettres Remarquables. Pour toute question ou pour exercer tes droits, écris-lui à lettre@dzlremarquables.com.

Quels renseignements je recueille

Ce que tu me fournis

Selon le service demandé, je peux recueillir ton nom, tes coordonnées et celles du destinataire, et tout ce qui est nécessaire à la rédaction: l’occasion, ce que tu veux dire, des souvenirs, des documents ou des détails sur ta situation. Pour l’accompagnement administratif, il peut s’agir de lettres officielles, de formulaires ou de pièces justificatives. Pour un visuel ou une vidéo, ce sont plutôt des photos, un logo ou des séquences. Je ne te demande que ce dont j’ai besoin pour faire le travail.

Quand tu me donnes des renseignements sur quelqu’un d’autre, tu confirmes que tu as le droit de me les transmettre pour cet usage. Cette personne garde ses droits sur ses renseignements, et tu peux me demander de les retirer.

Comment je les recueille

• Par le formulaire de demande
• Par courriel, à lettre@dzlremarquables.com
• Lors de nos échanges pendant la réalisation du travail

Ce qui est recueilli automatiquement

Si tu acceptes les témoins statistiques, j’utilise Google Analytics pour comprendre comment le site est visité. Il enregistre des données de navigation comme les pages consultées, la durée de la visite, le type d’appareil et ta provenance approximative. Je n’y vois pas ton identité, mais ces données restent des renseignements sur ta visite. Les témoins statistiques ne sont déposés qu’avec ton accord, et tu peux le retirer en tout temps avec le lien «gérer mes témoins» au bas du site. Tout est expliqué dans la politique des témoins.

Comment j’utilise tes renseignements

Je les utilise uniquement pour:

• Réaliser le service que tu as demandé, de la première rencontre à la livraison
• Te répondre et communiquer avec toi au sujet de ta demande
• Gérer le paiement, la facturation et mes obligations légales

Je n’utilise jamais ce que tu me confies pour autre chose que le but pour lequel tu me l’as transmis.

Avec qui je partage des renseignements

Je ne vends pas tes renseignements. Certains outils et services que j’utilise y ont toutefois accès pour que mon travail soit possible:

• Rapidenet, mon hébergeur au Québec, pour le site et les courriels d’affaires
• Microsoft, qui fournit le formulaire de demande (Microsoft Forms)
• Axeptio, qui gère la bannière des témoins et conserve ton choix
• Le service de paiement utilisé pour ta commande (carte de crédit, Interac ou PayPal), selon le mode que tu choisis au bon de commande
• Postes Canada, si ta lettre ou ton envoi doit être posté, avec l’adresse du destinataire
• Google, pour les statistiques de visites (Google Analytics), seulement si tu acceptes les témoins statistiques

Je peux aussi communiquer des renseignements à une autorité lorsque la loi l’exige. Dans de rares cas d’urgence ou de risque sérieux de mort ou de blessures graves pour une personne, la loi me permet de communiquer certains renseignements sans consentement pour la protéger. Ce serait uniquement dans ces situations.

Où sont conservés tes renseignements

Le site et les courriels d’affaires sont hébergés au Québec. Certains outils, comme Microsoft Forms pour le formulaire de demande, Axeptio pour la bannière des témoins et Google Analytics pour les statistiques (si tu les acceptes), peuvent traiter des renseignements à l’extérieur du Québec, notamment aux États-Unis. Avant de confier des renseignements à un outil situé hors du Québec, j’évalue les risques pour ta vie privée et je m’assure qu’il offre une protection adéquate. Les sauvegardes de l’hébergeur sont faites chaque nuit sur un serveur au Canada, et les 20 derniers jours sont conservés. Je ne les utilise que pour ce qui est nécessaire. Pour en savoir plus sur la façon dont Google traite les données, tu peux consulter sa politique de confidentialité.

Combien de temps je conserve tes renseignements

Je conserve les notes de ta commande pendant six mois après la livraison, puis je les détruis. Les documents que tu m’as confiés (lettres officielles, formulaires, pièces justificatives) sont détruits plus tôt, deux mois après la livraison. Si ta commande est annulée, ou si ta demande n’a pas mené à une commande, je détruis le tout dans les six mois suivant l’annulation ou ma dernière communication avec toi.

Si une loi m’oblige à garder certains documents plus longtemps, par exemple des pièces comptables (facture, preuve de paiement), je les garde seulement pour cette raison et pour la durée exigée.

Comment je protège tes renseignements

Je suis la seule personne qui consulte le contenu de ta commande. Les outils énumérés plus haut y ont accès seulement pour faire fonctionner leur service. Je prends des mesures raisonnables pour les protéger contre l’accès, l’utilisation ou la divulgation non autorisés: accès protégés par mot de passe, protections de sécurité du site et de l’hébergeur, et conservation limitée dans le temps.

Aucune transmission sur Internet n’est sûre à 100 %, mais je fais attention à ce que tu me confies comme si c’était à moi.

Tes droits

Tu as des droits sur les renseignements que je détiens à ton sujet:

Pour exercer l’un de ces droits, écris à lettre@dzlremarquables.com. Je te réponds dans les 30 jours.

Si tu n’es pas satisfait

Si ma réponse ne te convient pas, tu peux demander un examen de mésentente à la Commission d’accès à l’information du Québec.

Personnes de moins de 14 ans

Si tu as moins de 14 ans, ne me transmets pas de renseignements personnels sans le consentement du titulaire de l’autorité parentale ou de ton tuteur.

Modifications de cette politique

Je peux modifier cette politique au besoin. La version en vigueur est toujours celle affichée sur cette page, avec sa date de mise à jour. Elle a été approuvée par la responsable de la protection des renseignements personnels, Dominique Lafontaine.